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Organisation d’une manifestation

Vous êtes responsable ou membre d’une association, vous souhaitez organiser une manifestation sur la commune. Voici quelques informations pratiques.

Mise à disposition des salles municipales

Pour accompagner les évènements, la ville met des salles communales à la disposition des associations ayant leur siège social sur la commune. Chaque année, au printemps, les services municipaux et les associations se réunissent pour recueillir les vœux d’occupation des salles.

Pour réserver une salle, les associations peuvent également s’adresser directement au services Sport, Culture et Vie Associative.

Chaque association bénéficie d’une mise à disposition gratuite :

  • 2 fois par an le week end de la salle polyvalente et/ou de la salle modulable
  • 4 fois par an d’une autre salle communale (peut être mettre le nom des salles mises à dispo).
  • D’une salle communale pour l’organisation d’une manifestation ne générant pas de recettes (Assemblée Générale, réunion de bureau, de C.A., repas ou goûter de l’association, inscriptions, etc.).

Au-delà de ces conditions, les salles sont attribuées à titre payant.

Demande d’autorisation d’ouverture temporaire d’un débit de boissons

Une association peut ouvrir une buvette temporaire pour vendre des boissons des groupes 1 et 3 à condition d’avoir obtenu l’autorisation de M. le Maire, dans la limite de cinq autorisations annuelles maximum (les associations sportives pouvant parfois avoir droit à 10 autorisations sous certaines conditions).

Répartition des débits de boisson par catégorie :

  1. Boissons du 1er groupe : boissons sans alcool (ou présentant des traces d’alcool non supérieures à 1,2° d’alcool)
  2. Boissons du 1er et 2ème groupe : boissons fermentées non distillées et faiblement alcoolisées telles que le vin, la bière ou le cidre.
  3. Boissons du 1er, 2ème et 3ème groupe (liqueurs de moins de 18% d’alcool en volume).

Toutes boissons y compris les alcools forts issus de distillations (4ème et 5ème groupes).

Pour solliciter l’autorisation municipale, merci de compléter le document et de le retourner par mail à la mairie un moins avant la date de l’événement concerné.

Déclarer la manifestation à la préfecture

Tout organisateur d’évènement rassemblant du public, soit sur la voie publique, soit en milieu clos doit anticiper et réfléchir à la sécurité de la manifestation. Ainsi, l’organisateur doit remplir une fiche évènement  présentant sa manifestation et son organisation (notamment en matière de sécurité).

Cette fiche évènement doit impérativement être signée par chaque « partenaire », à savoir : organisateur, Mairie et Forces de l’ordre (gendarmerie et SDIS le cas échéant si rassemblement de plus de 1500 personnes), avant transmission aux services préfectoraux et ce, quel que soit l’avis rendu par l’un ou tous les partenaires. Dès réception, les services préfectoraux vous donneront les préconisations nécessaires et préalables à l’organisation de votre évènement (exemple: la mise en place éventuelle d’un Dispositif Prévisionnel de Secours assuré par une association agréée de sécurité civile).

Pour faire cette déclaration, merci de compléter la « fiche évènement », la faire signer à tous les partenaires et la transmettre aux services préfectoraux un mois avant la date de l’événement concerné (2 mois si l’évènement rassemble plus de 1500 personnes).

Aides matérielles

Pour accompagner les animations, la ville apporte une aide matérielle par le prêt de divers équipements, comme des chaises, des tables, des barrières, des buvettes, etc.

Pour solliciter cette aide, merci de compléter la fiche « demande de matériels pour organisation d’une manifestation » et de la retourner par mail au service Sport, Culture et Vie Associative un mois avant la date de l’évènement concerné.

Communication

Pour valoriser votre évènement, la ville propose une communication gratuite sur différents supports :

Pour bénéficier de cette communication, merci de compléter la fiche « communication évènement » et de la retourner par mail à l’office de tourisme minimum un mois avant la date de l’évènement concerné.

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